Aplikacija za zakazivanje i vođenje estetske ordinacije
Sveska pomaže estetskim ordinacijama da vode pacijente, protokole tretmana, foto dokumentaciju i podsetnike za obnavljanje efekta — bez papirnih kartona, izgubljenih fotografija i propuštenih revitalizacija.
- Podešavamo sistem za vašu ordinaciju
- Foto dokumentacija u kartonu pacijenta
- Podsetnici za obnavljanje efekta
Realnost svake estetske ordinacije — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se vlasnici estetskih ordinacija i njihovi timovi suočavaju svakog dana.
Foto dokumentacija razbacana po telefonima
Pre-slika je u Fotografijama, posle-slika negde u WhatsAppu, treća poseta u iCloudu. Kad pacijent dođe za 6 meseci da procenite napredak, gubite 15 minuta tražeći stare fotografije. A ako se telefon pokvari — dokumentacija je nestala.
73% estetskih ordinacija čuva foto dokumentaciju bez sistema — i redovno je gubi.
Botox i fileri "istekli" pre nego što ste primetili
Ana je došla na botox u martu. Efekat drži 3-4 meseca, znači obnavljanje u junu-julu. Ali vi imate 400 pacijenata u bazi — ko će da pamti kada i kome ističe efekat? Bez sistema podsetnika, klijenti odu kod konkurencije "jer prekid u ritmu znači prekid u navici".
40-50% pacijenata ne obnavlja tretman jer ih niko nije podsetio na vreme.
Papirni karton = izgubljeni protokoli
Koja doza botoxa je korišćena? Koji filer i u koje zone? Da li je pacijent imao reakciju? Bez digitalnog kartona, doktor pogađa ili se oslanja na pamćenje. Kad dva doktora rade u istoj ordinaciji, protokoli postaju haos.
Neusklađen protokol je razlog br. 1 zašto pacijenti menjaju ordinaciju.
Konsultacije se zakazuju haotično
Novi klijent zove — "hoću da pitam za filere". Konsultacija je besplatna, ali traje 30-45 minuta. Ako je ne zakažete pravilno, gubite skup termin za pravi tretman. Ili još gore, dođe walk-in konsultacija dok radite invazivan zahvat.
Loše planirane konsultacije guše kalendar i smanjuju kapacitet za 25%.
Ne znate koji tretmani stvarno donose novac
Botox donosi brz cash, ali fileri donose više po klijentu. Hydrafacial ima veći volumen, ali mala marža. Bez podataka po tretmanu i doktoru, ne znate gde da usmerite marketing budžet, ni koji tretman da promovišete.
Ordinacije bez analitike često promovišu tretmane sa najmanjom maržom.
Diskrecija i poverljivost — bez sistema
Pacijenti traže maksimalnu diskreciju. Ali kad se karton čuva u fioci, telefonu ili Excel fajlu, ko sve ima pristup? Ko šta zna? Kad zaposleni ode iz ordinacije, kome ostaju podaci o klijentima?
GDPR i diskrecija su ključni za estetske ordinacije — bez sistema, u riziku ste.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa vlasnicima estetskih ordinacija i doktorima — ne za apstraktni "biznis", već za tačno ono što radite svaki dan.
Foto dokumentacija — organizovana i sigurna.
Fotografije pre i posle tretmana čuvaju se direktno u kartonu pacijenta, sa datumom, tretmanom i zonom. Kad Ana dođe za 6 meseci na kontrolu, sve fotografije su na jednom mestu — hronološki, pretražive, sigurne. Bez kopanja po telefonima i cloud folderima.
- Fotografije pre/posle u kartonu pacijenta
- Hronološki poredak sa datumom svakog tretmana
- Označavanje zona tretmana (glabela, obraz, usne)
- Sigurno čuvanje — bez rizika od gubitka telefona
Podsetnici za obnavljanje efekta.
Sveska automatski prati kada ističe efekat svakog tretmana — botox 3-4 meseca, fileri 6-18 meseci, mezoterapija po protokolu. Pacijent dobija diskretni SMS ili email 2 nedelje pre isteka: "Vreme je za konsultaciju o obnavljanju". Ne gubite je zato što je "zaboravila".
- Automatsko praćenje trajanja efekta po tretmanu
- Diskretni podsetnik 2 nedelje pre isteka
- Ponuda konsultacije jednim klikom iz poruke
- Personalizovane poruke — bez "reklama"
Karton pacijenta — sa protokolom svakog tretmana.
Karton čuva sve što doktor treba da vidi u 5 sekundi: alergije, hronične bolesti, terapije koje pacijent koristi, kompletnu istoriju tretmana sa dozama i proizvodima, i foto dokumentaciju. Dva doktora u ordinaciji rade sinhronizovano — svaki vidi šta je drugi radio.
- Alergije, hronične bolesti i kontraindikacije
- Istorija tretmana sa dozama i proizvodima (npr. Botox 20u, Restylane 1ml)
- Zone tretmana i tehnika primene
- Beleške za sledeću posetu i obnavljanje
Finansije po tretmanu i doktoru — bez pogađanja.
Sveska prati svaki naplaćen tretman i deli prihod po tretmanu, doktoru, danu i mesecu. Vidite koji tretman donosi najviše novca, koji doktor je najprofitabilniji, koje pakete pacijenti najviše kupuju. Marketing budžet ide tamo gde ima smisla — a ne "po osećaju".
- Prihod po tretmanu (botox, fileri, laser, hydrafacial)
- Prihod i broj pacijenata po doktoru
- Praćenje paketa tretmana i članarina
- Poređenje meseci — vidite trendove na vreme
Najveći problem nam je bio da pratimo kada i kome ističe botox ili filer. Imala sam 400 pacijenata u glavi i Excel tabeli, pola njih se izgubi između tretmana. Sad Sveska šalje diskretne podsetnike 2 nedelje pre isteka, i procenat obnavljanja nam je skočio za skoro 50%. Plus, foto dokumentacija je konačno organizovana — pacijenti vole kad im pokažem napredak od pre 2 godine.
Pre Sveske vs. sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ordinacija radi kao ozbiljna medicinska institucija, ne kao improvizacija.
Pre Sveske
- Foto dokumentacija razbacana po telefonima i cloud folderima
- Pacijenti "zaborave" da obnove botox i filere
- Karton u fioci ili Excelu — bez protokola
- Doktori pogađaju doze i proizvode iz pamćenja
- Konsultacije se zakazuju haotično, gušeći kalendar
- Ne znate koji tretman donosi najviše prihoda
- Diskrecija zavisi od zaposlenih, ne od sistema
Sa Sveskom
- Foto dokumentacija organizovana u kartonu, hronološki
- Automatski podsetnici za obnavljanje 2 nedelje ranije
- Digitalni karton sa protokolom i kontraindikacijama
- Precizne doze i proizvodi za svaki tretman
- Konsultacije i tretmani odvojeni u rasporedu
- Prihod po tretmanu i doktoru u realnom vremenu
- Sigurno čuvanje podataka — GDPR usklađeno
Kako izgleda jedan dan u estetskoj ordinaciji sa Sveskom
- 09:00
Otvarate ordinaciju. Sveska vam pokazuje raspored za danas — 14 termina, 2 konsultacije, 8 tretmana i 4 kontrole. Vidite ko dolazi kod dr Ane, ko kod dr Marka. Prvi pacijent stiže za 30 minuta.
- 10:00
Milica dolazi na obnavljanje botoxa. Otvarate njen karton — poslednji tretman pre 3.5 meseca, 24 units u glabelu i "gusje tragove", bez reakcije. Isti protokol, sa fotografijama od prošlog puta na ekranu za poređenje. Tretman traje 15 minuta.
- 11:30
Nova konsultacija za filere u usne. Milica je online zatražila termin sinoć preko Instagram bio linka. Sveska je automatski upisala 30-minutnu konsultaciju u kalendar, bez preklapanja sa tretmanima.
- 13:00
Pauza. Otvarate finansije — jutro donelo 68.400 dinara. Botox 24.000, hydrafacial 12.000, filer 32.400. Vidite da vam filleri ovog meseca prednjače kao vodeći prihod.
- 15:30
Sistem automatski šalje podsetnik grupi pacijenata — "Vreme je za konsultaciju o obnavljanju vaših filera." Ove nedelje, 8 pacijenata dobija diskretni SMS. Prosek povratka je 60% — znači 4-5 novih termina u sledeće 2 nedelje.
- 19:00
Zatvarate ordinaciju. Sveska je sve pacijente evidentirala u kartone, foto dokumentacija je ažurirana, podsetnici za sutra su poslati. Idete kući bez papira i bez pitanja "šta smo danas uradili".
Pitanja koja najčešće postavljaju vlasnici estetskih ordinacija
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Da. Fotografije se čuvaju direktno u kartonu pacijentkinje, na zaštićenim serverima, sa pristupom samo autorizovanim korisnicima ordinacije. Podaci se ne čuvaju na telefonima zaposlenih i ne mogu se izgubiti pri promeni uređaja. Usklađeno je sa GDPR zahtevima.
Prilikom unosa svakog tretmana, doktor beleži tip proizvoda (npr. Botox, Juvederm Voluma, Restylane) i količinu. Sveska automatski računa trajanje efekta na osnovu tretmana i šalje diskretni podsetnik pacijentkinji 2 nedelje pre isteka — sa pozivom na konsultaciju.
Da. Svaki doktor u ordinaciji ima svoj kalendar sa vlastitim radnim vremenom, tretmanima koje obavlja i cenama. Vi kao vlasnik vidite ceo tim na jednom ekranu ili svakog doktora pojedinačno.
Da. Konsultacija i tretman su odvojene usluge sa različitim trajanjima. Konsultacija za filere može biti 30 minuta i besplatna, dok je tretman 60 minuta i plaćen. Klijent bira jedno ili drugo pri online zakazivanju.
Da. Karton pacijentkinje beleži svaki detalj tretmana — koji proizvod, koja doza (npr. Botox 24u), u koje zone (glabela, čelo, obraz), koja tehnika. Sledeći put vidite tačno šta je urađeno i imate osnovu za dosledan rezultat.
Da. Možete kreirati pakete (npr. 4 seanse mezoterapije, godišnji Hydrafacial paket) sa automatskim praćenjem preostalih tretmana. Pacijentkinja plati unapred, sistem svaki put beleži iskorišćen tretman.
Pristup kartonima je ograničen na autorizovane korisnike sa individualnim nalozima. Vidite ko je i kada pristupao kartonu, i možete oduzeti pristup pri odlasku zaposlenih. Podaci su enkriptovani, i usklađeni sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti i GDPR-om.
Da. Sveska u realnom vremenu prati prihod po tretmanu (botox, fileri, laser, hydrafacial), po doktoru, po danu i mesecu. Vidite koji tretmani vode, koje pakete pacijentkinje najviše kupuju, i gde je smisleno usmeriti marketing.
Da. Mi unosimo sve tretmane, doktore, pakete i cene umesto vas, postavljamo kalendare i radno vreme, i vodimo vas kroz prve dane rada. Najčešće krećete istog dana.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
