Aplikacija za vođenje stomatološke ordinacije
Sveska pomaže stomatološkim ordinacijama da vode pacijente, zubne kartone, terapijske planove, RTG snimke i recall sistem — bez papirnih dosijea, izgubljenih snimaka i pacijenata koji "zaborave" na redovnu kontrolu.
- Podešavamo sistem za vašu ordinaciju
- Zubni karton sa odontogramom i RTG snimcima
- Automatski recall na 6 meseci
Realnost svake stomatološke ordinacije — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se stomatolozi i njihovi timovi suočavaju svakog dana.
Zubni karton na papiru — pravni rizik
Papirni karton se gubi, prlja, propada. Recepcionerka traži dosije 5 minuta. RTG snimci u kesama u fioci. Alergije zapisane na margini, ali doktor ih ne primeti. Zakon zahteva čuvanje 20 godina — sa papirom, to je nemoguće. Kad inspekcija dođe, biće problema.
Papirni karton više nije u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji — inspekcije to sve češće kažnjavaju.
Pacijenti "zaborave" na redovnu kontrolu
Marko je bio na kontroli u januaru. Sledeća bi trebalo u julu. Ali ko će da ga podseti? Bez recall sistema, pacijenti dolaze tek kad ih boli — a tada je karijes već produžen, tretman skuplji, i vi izgubili 6 meseci mogućeg redovnog prihoda.
55% pacijenata preskoči redovnu kontrolu ako ih niko ne podseti — a to je stalni prihod ordinacije.
RTG snimci razbacani po računarima
Panoramski snimak je na računaru u prvoj ordinaciji. CBCT 3D snimak na disku u sefu. Digitalni intraoralni snimci u folderu koji niko nije organizovao. Kad pacijent dođe za 2 godine, gubite 20 minuta tražeći stari RTG za poređenje. Ako ga uopšte nađete.
90% ordinacija čuva RTG snimke bez sistema — i redovno ih traži ili gubi.
Terapijski planovi — u glavi ili u Word dokumentu
Milanu treba implant + krunica. To je 4 meseca, 5 poseta, ukupno 120.000 dinara. Kad je poslednji korak bio? Da li je pacijent platio prvi rat? Koliko dugujem laboratoriji za krunicu? Bez sistema, terapijski planovi se prate „u glavi" doktora — i redovno se propuštaju koraci.
Bez sistema praćenja terapije, 20-30% kompleksnih tretmana se ne završi jer pacijent "izgubi vezu".
Emergency pacijenti — bez rezervnih slotova
Zove pacijent, bol nesnosan, mora danas. Ali kalendar je pun. Ili pomerate nekoga (nezadovoljan), ili odbijate emergency (klijent ode kod konkurencije zauvek). Bez sistema koji drži rezervne slotove i vidi realno kalendar, ovo je svakodnevni problem.
Loša ekvilibracija emergency slotova košta ordinaciju 5-8% mesečnog prihoda.
Fakture, uplate i osiguranje — Excel haos
RFZO pokriva deo tretmana za decu, Dunav osiguranje ide preko faktura, privatnici plaćaju u ratama. Ko je platio, ko duguje, kolika je stopa naplate? Fakture za osiguranje se prave ručno u Wordu. Kad računovođa traži izveštaj, sve se rekonstruiše iz sećanja.
Ordinacije bez sistema naplate imaju 15-25% nenaplaćenih obaveza mesečno.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa stomatolozima i vlasnicima ordinacija — ne za apstraktni "biznis", već za tačno ono što radite svaki dan.
Zubni karton — digitalno, sigurno, uvek dostupno.
Karton svakog pacijenta sa odontogramom (svaki zub kao poseban entitet), alergijama, hroničnim bolestima, terapijama, RTG snimcima i istorijom svakog tretmana. Sve na jednom mestu, zaključano, u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji i GDPR-om. Papir je stvar prošlosti.
- Odontogram sa istorijom svakog zuba
- RTG i intraoralni snimci u kartonu, hronološki
- Alergije, hronične bolesti i terapije istaknute
- Čuvanje 20 godina po zakonskoj obavezi
Recall sistem — pacijenti se vraćaju sami.
Sveska automatski prati kada svaki pacijent treba na redovnu kontrolu — 6 meseci nakon poslednje. Podsetnik ide SMS-om ili emailom, sa linkom za online zakazivanje. Pacijent produžava svoju "zdravstvenu rutinu" bez razmišljanja, vi imate stabilan mesečni tok redovnih pregleda.
- Automatski recall 6 meseci nakon poslednje kontrole
- Personalizovan SMS sa linkom za zakazivanje
- Praćenje stope povratka pacijenata (retention)
- Poseban recall za ortodontske i implantološke kontrole
Terapijski planovi — praćeni od dijagnoze do završetka.
Nakon dijagnostike, kreirate plan tretmana sa fazama, cenom svake faze i vremenskim rasporedom. Sistem prati napredak — koja faza je završena, šta ide sledeće, koliko je pacijent platio, koliko duguje. Milan i vi vidite isti pregled: implant urađen u martu, osteointegracija do juna, krunica u julu.
- Terapijski plan sa fazama i cenama
- Praćenje napretka po svakoj fazi
- Naplata po fazi (avans, rate)
- Pacijent u aplikaciji vidi šta ga očekuje
Finansije po tretmanu i doktoru — jasno, precizno, po pravilima.
Sveska prati svaki tretman i deli prihod po doktoru, tipu zahvata, danu i mesecu. Vidite koji tretmani su najprofitabilniji, koji doktor je najzauzetiji, koliko dugujete laboratorijama, i status svake fakture (uplaćeno, dospelo, u osiguranju). Fakture za RFZO i privatna osiguranja se generišu automatski.
- Prihod po doktoru i tipu tretmana
- Praćenje dugovanja i uplata u ratama
- Automatske fakture za RFZO i osiguranja
- Troškovi laboratorija i materijala
Radim stomatologiju 18 godina i uvek smo vodili papir — dosijei, RTG-ovi u kesama, terapije u Word dokumentima. Poslednje 3 godine, imali smo problem sa dva pacijenta koji su tvrdili da im nismo rekli za komplikacije. Advokat kaže: „pokažite dokumentaciju". Panika. Sada sve stoji u Sveski — zubni karton, snimci, potpisi za saglasnost, plan tretmana. Recall funkcija nam je za pola godine povećala broj redovnih kontrola za skoro 60%. Osećam da imam ordinaciju, ne registrator.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ordinacija radi kao ozbiljna medicinska institucija, sa dokumentacijom koja stoji.
Pre Sveske
- Zubni kartoni u fiokama, gube se ili propadaju
- RTG snimci na različitim računarima i diskovima
- Pacijenti "zaborave" na redovnu kontrolu
- Terapijski planovi u Word dokumentima ili u glavi doktora
- Emergency slučajevi remete ceo raspored dana
- Fakture za RFZO i osiguranja pisane ručno u Wordu
- Ne znate koji tretmani stvarno donose najviše prihoda
Sa Sveskom
- Digitalni zubni karton sa odontogramom po Zakonu
- RTG snimci hronološki u kartonu pacijenta
- Automatski recall na 6 meseci — pacijenti dolaze sami
- Terapijski plan sa fazama, cenama i praćenjem
- Rezervni slotovi za emergency slučajeve
- Automatske fakture za sve tipove naplate
- Prihod po doktoru, tretmanu i tipu naplate u realnom vremenu
Kako izgleda jedan dan u stomatološkoj ordinaciji sa Sveskom
- 08:00
Otvarate ordinaciju. Sveska vam pokazuje raspored za danas — 12 termina, 2 doktora, 3 kontrole, 4 plombe, 2 endodoncije, 2 konsultacije, 1 rezervni slot za emergency. Sve pripremljeno, asistentkinja proverava sterilizaciju.
- 09:30
Milan dolazi na kontrolu implanta. Otvarate njegov karton — implant ugrađen 15. januara, kontrolisan u aprilu, sada je osteointegracija završena, sledeći korak krunica. Poredite RTG snimke iz januara i danas — kost je regenerisala savršeno. Beležite u karton, planirate krunicu za sledeći mesec.
- 11:00
Nova pacijentkinja dolazi na prvi pregled. Otvarate prazan karton, popunjavate odontogram sa palpacijom i RTG snimkom. Sistem generiše terapijski plan: 2 plombe, 1 čišćenje kamenca, 1 endodoncija. Ukupno 42.000 dinara kroz 3 posete. Pacijentkinja prihvata, zakazujete prvu posetu.
- 12:45
Emergency poziv — pacijent sa nesnosnim bolom. Rezervni slot u 13:15 je slobodan. Ubacuje se u kalendar, njegov karton se otvara odmah (ranije bio pacijent), doktor vidi da je poslednji tretman bio pre 8 meseci, sumnja na akutni karijes.
- 15:00
Pauza. Otvarate finansije — ovog meseca 1.240.000 od tretmana, 320.000 od implantologije, 180.000 iz privatnih osiguranja. Vidite da vam implantologija donosi 26% prihoda ovog kvartala. Recall statistika: 82% pacijenata se vratilo na kontrolu, +18% u odnosu na isti period lane.
- 20:00
Zatvarate ordinaciju. Sveska ažurira sve kartone, RTG snimke sa dana, fakture za osiguranja, i šalje recall grupi od 18 pacijenata koji su na redu za redovnu kontrolu. Idete kući, znajući da svaki karton stoji pravno, medicinski i finansijski.
Pitanja koja najčešće postavljaju vlasnici stomatoloških ordinacija
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Da. Sveska čuva zubne kartone, RTG snimke i medicinsku dokumentaciju u skladu sa Zakonom o zdravstvenoj dokumentaciji (20 godina čuvanje) i GDPR/ZZPL propisima. Pristup je ograničen na autorizovane doktore i tim, sa evidencijom svakog pristupa kartonu.
Da. Svaki pacijent ima digitalni odontogram gde je svaki zub poseban entitet sa istorijom (plomba, kanal, kruna, ekstrakcija). Doktor markira šta je urađeno i kada, sistem automatski beleži datum, doktora i materijal. Sledeći put vidite tačno stanje svakog zuba.
RTG snimci (panoramski, CBCT 3D, intraoralni), fotografije pre/posle i drugi vizuelni prilozi čuvaju se direktno u kartonu pacijenta, hronološki. Možete uporediti snimke iz različitih perioda, koristiti alate za merenje i deljenje sa laboratorijom.
Nakon svake redovne kontrole, sistem automatski zakazuje recall za 6 meseci (ili prilagođeno vašoj praksi). Pacijent dobija SMS/email sa personalizovanim pozivom i linkom za online zakazivanje. Vi u realnom vremenu vidite stopu povratka i koji pacijenti nisu odgovorili.
Da. Kompleksni tretmani (implanti, ortodoncija, protetika) se vode kao terapijski planovi sa fazama, cenama, vremenskim rasporedom i naplatom po fazi. Vi i pacijent vidite šta je urađeno, šta ide sledeće, i koliko je uplaćeno — sve na jednom mestu.
Da. Sistem generiše fakture za RFZO (deca, penzioneri, subvencionisani tretmani) i za privatna osiguranja (Dunav, Wiener, Generali). Praćeno je koliko je uplaćeno, koliko je u obradi, koliko pacijent doplaćuje. Fakture idu automatski u knjigovodstvo.
Da. Kalendar podržava "rezervne slotove" koji se ne mogu online zakazati, ali su vidljivi timu za emergency pacijente. Kad zove pacijent sa bolom, recepcionerka odmah vidi slobodan slot i može da ubaci u sistem — bez remećenja regularnih termina.
Da. Sistem razlikuje tipove pacijenata (deca, odrasli, penzioneri, osiguranici) sa svojim tarifama, pravima na RFZO pokriće, i podsetnicima. Kod dece, roditelj vodi profile i prima obaveštenja umesto deteta.
Da. Mi unosimo sve doktore, tretmane, cene i tim umesto vas, postavljamo šifarnik dijagnoza, integrišemo RTG uređaje i pomažemo da prebacite postojeće pacijente iz papirnih kartona. Najčešće krećete istog dana, pun prelaz ide postepeno.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
