Aplikacija za vođenje edukativnog centra
Sveska pomaže edukativnim centrima i školama jezika da vode grupe, nivoe, semestre, predavače, učionice, roditelje i finansije — bez papirnih prijava, Viber grupa sa 40 roditelja i "koliko je Filip bio prisutan ovog meseca?".
- Podešavamo sistem za vaš centar
- Grupe, semestri, predavači i učionice u jednom sistemu
- Roditelji prate napredak i uplate
Realnost svakog edukativnog centra — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se vlasnici edukativnih centara i škola jezika suočavaju svakog dana.
Upisi u septembru — haos u Viber grupama
Septembar. 80 novih upita za grupe. Roditelji pišu na Viber, Instagram, telefon. „Da li ima mesta u B1 grupi za sredu?", „Filip bi u istu grupu kao Marko", „Da li može ponedeljak umesto srede?". Vi vodite raspored u Excelu, pola stvari ne stižete da odgovorite, dobri klijenti odustaju.
Centri u septembru izgube 15-20% potencijalnih upisa zbog kasnog ili nekompletnog odgovora.
Prisustvo se piše na papiru u fascikli
Predavačica Ana drži B1 grupu srede. 11 dece. Ko je danas došao, ko nije? Papirna lista, olovka, kviks. Kraj meseca — roditelj Ivana pita: „Koliko je Filip bio prisutan?". Vi tražite fascikle, brojite ručno, imate osećaj da niste sigurni. Ivana takođe nije sigurna.
80% centara vodi prisustvo na papiru — koji se gubi, iscepa, ili se izgubi kad predavač napusti centar.
Semestri i grupe — u Excelu, koji niko ne ažurira
Jesenji semester ima 8 grupa: A1 deca, A2 deca, B1 deca, B2 deca, A2 tinejdžeri, B1 tinejdžeri, B2 tinejdžeri, poslovni engleski odrasli. Svaka ima svoj termin, predavača, učionicu, cenu, i 8-12 polaznika. Sve u Excel tabeli koja se pravi u avgustu — i niko je ne ažurira do jula.
Bez sistema grupa, planiranje semestara oduzima vlasniku 40+ sati godišnje samo na papirnu evidenciju.
Preklapanje učionica i predavača
Imate 3 učionice. B1 deca u sredu 17:00 = učionica 2. Ali istovremeno IELTS priprema sa Milanom = takođe učionica 2. Neko mora u učionicu 1, koja je ozvučena za muzičku školu koju iznajmljujete od centra pored. Bez sistema koji drži i predavače i učionice, konflikti su svake nedelje.
Centri sa 3+ učionica imaju u proseku 2-3 preklapanja nedeljno bez sistema.
Naplata semestara — mesečno, u ratama, unapred
Jedan roditelj plaća ceo semester unapred (10% popusta). Drugi na 4 rate. Treći "platiću posle Nove godine". Četvrti — braća, popust 15%. Ko je platio, ko duguje, ko čeka opomene? Bez sistema, kraj svakog meseca gubite pola dana rekonstruišući uplate.
Nepregledna naplata donosi 20-25% nenaplaćenih obaveza po semestru u centrima bez sistema.
Ne znate koje grupe donose novac, a koje samo zauzimaju učionice
Engleski B1 za decu — puna. Nemački A1 za odrasle — 4 upisana od 8 potrebnih. Španski A2 tinejdžeri — 6 od 10, jedva se pokreće. Da li isplati držati grupu sa 6 polaznika? Da li da spojite dve slabije grupe? Bez podataka o popunjenosti i profitabilnosti po grupi, sve odluke se donose "po osećaju".
Centri bez analitike često drže neprofitabilne grupe koje bi bolje bilo spojiti ili zameniti popularnijim programom.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa vlasnicima edukativnih centara i predavačima — ne za apstraktni "biznis", već za tačno ono što radite svaki dan.
Grupe i semestri — ceo sistem u jednom mestu.
Kreirate grupe za semester (npr. B1 deca sredom 17:00, A2 tinejdžeri utorak i četvrtak 18:00), sa predavačem, učionicom, cenom, i maksimalnim brojem polaznika. Sistem drži sve — raspored, upise, prisustvo, naplatu. Kad roditelj piše "ima li mesta u B1 grupi?", odgovarate iz aplikacije za 10 sekundi.
- Grupe sa nivoom, uzrastom, terminom i cenom
- Maksimalan broj polaznika i lista čekanja
- Automatski upis u pravu grupu na osnovu placement testa
- Semestri sa jasnim početkom i krajem
Prisustvo i napredak — digitalno, po svakom polazniku.
Predavač otvara listu grupe na tabletu ili telefonu pre časa i markira prisutne. Sistem beleži i sabira po nedelji i mesecu. Roditelji u svom nalogu vide koliko je dete bilo prisutno, koje su teme obrađene, i status uplate. Kraj meseca — sve je automatski, nema ručnog brojanja.
- Digitalna lista prisustva po grupi
- Statistika prisustva po polazniku i grupi
- Praćenje obrađenih tema i domaćih zadataka
- Roditelj vidi napredak deteta u aplikaciji
Predavači i učionice — bez preklapanja, bez konflikata.
Svaki predavač ima svoj kalendar i grupe koje drži. Svaka učionica ima kapacitet i raspored. Kad kreirate novu grupu, sistem automatski proverava da li su i predavač i učionica slobodni u tom terminu. Nemoguće je zakazati dve grupe u istoj učionici, ili istog predavača u dve grupe istovremeno.
- Kalendar svakog predavača sa njegovim grupama
- Učionice kao resurs sa kapacitetom i opremom
- Automatska provera slobodnih termina i prostora
- Zamena predavača u slučaju bolesti
Finansije po grupi i predavaču — pregled centra kao biznisa.
Sveska prati svaki upis, naplaćenu ratu i grupni popust. Vidite koje grupe su najprofitabilnije, koji predavač drži polaznike aktivnima, koje semestrom su najveći priliv. Roditelji sa više dece dobijaju automatski popust. Kraj semestra — pregled svake grupe: koliko je zarađeno, koliko koštalo, ko je otkazao.
- Prihod po grupi, jeziku, predavaču i semestru
- Popunjenost grupa u realnom vremenu
- Automatski popusti (braća/sestre, rana rezervacija, više jezika)
- Praćenje procenta obnavljanja u sledećem semestru
Vodim školu jezika 12 godina. Sa 220 polaznika, 6 predavača i 3 učionice, do prošle godine sam sve vodila u Excelu — grupe, upise, uplate, prisustvo. Septembar bi mi trajao 3 nedelje da završim upise, i uvek bi neko roditelj rekao "ali ja sam pisala pre mesec dana!". Sa Sveskom, sistem drži sve — roditelji se sami prijavljuju online, sistem ih upisuje u pravu grupu na osnovu testa, uplate idu automatski. Prošle septembra sam upisala 45 novih polaznika za 10 dana, mirno. Prvi put osećam da imam školu, ne izbeznanjenje.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da centar radi kao ozbiljna škola, sa strukturom umesto haosa.
Pre Sveske
- Upisi preko Viber grupa, Instagrama i telefona
- Prisustvo se piše na papirnim listama u fasciklama
- Semestri i grupe u Excel tabeli koju niko ne ažurira
- Preklapanja predavača i učionica se dešavaju redovno
- Roditelji pišu 40 poruka dnevno oko istih pitanja
- Naplata razbacana — ko je platio, ko duguje
- Ne znate koje grupe donose novac, a koje ne
Sa Sveskom
- Online prijave sa placement testom
- Digitalno prisustvo na tabletu predavača
- Grupe, semestri, nivoi sistemski povezani
- Sistem sprečava preklapanje predavača i učionica
- Roditelji imaju svoj nalog sa svim informacijama
- Naplata i popusti se računaju automatski
- Prihod i popunjenost po svakoj grupi u realnom vremenu
Kako izgleda jedan dan u edukativnom centru sa Sveskom
- 14:00
Otvarate centar. Sveska vam pokazuje raspored za popodne — 12 časova, 5 predavača, 3 učionice, 84 polaznika očekivanih do 20h. Prvi časovi u 15:00 (osnovna škola engleski), popodne se povećava, uveče odrasli i priprema ispita.
- 15:00
Predavačica Ana otvara listu grupe „B1 deca" na tabletu — 10 od 12 polaznika prisutno. Filip nije došao (mama javila u aplikaciji), Marija nije se javila. Sistem šalje automatsko obaveštenje Marijinim roditeljima. Časovi počinju, sve je zabeleženo.
- 16:30
Nova prijava stiže preko sajta — Marko (13 god) polaže placement test online, rezultat A2. Sistem predlaže „A2 tinejdžeri, utorak i četvrtak 18:00" (2 slobodna mesta). Roditelj potvrđuje, prima uplatnicu za semester. Za 10 minuta, Marko je upisan.
- 17:15
Nikola (predavač IELTS priprema) javlja da je bolestan. Jednim klikom obaveštavate svih 8 polaznika njegove grupe u 18:00, i pomerate čas za sutra u isto vreme. Alternativno, Milica preuzima grupu — obojica su kvalifikovani za IELTS.
- 19:00
Otvarate finansije — ovaj mesec 1.180.000 od semestara, 245.000 od individualnih časova, 82.000 od pripreme ispita. Vidite da vam engleski B1/B2 grupe za decu nose 34% prihoda (najbolji ROI po satu), i da vam je stopa obnavljanja 78% (odlično).
- 20:30
Zatvarate centar. Sveska šalje podsetnike roditeljima za sutrašnje časove, i podsetnik o roditeljskom sastanku sledeće subote. Vidite dnevni izveštaj — 76 polaznika prisutno od 84 planiranih (90%), 12 časova održano bez preklapanja. Idete kući mirno.
Pitanja koja najčešće postavljaju vlasnici edukativnih centara
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Roditelji se prijavljuju preko online formulara na sajtu ili Instagramu. Sistem im nudi placement test (ako je za jezik), predlaže odgovarajuću grupu, i šalje uplatnicu za semester. Ceo proces može ići bez vašeg pojedinačnog odgovora — vi samo pratite ko se prijavio i za koju grupu.
Predavač otvara listu grupe na tabletu ili telefonu pre časa i jednim klikom označava prisutne. Domaći zadaci se belezu za sledeći čas. Statistika prisustva po polazniku i grupi je automatska — roditelji je vide u aplikaciji, vi imate izveštaj u sekundi.
Da. Svaka grupa ima maksimalan kapacitet koji vi definišete (B1 deca 12, IELTS priprema 8, poslovni engleski 6). Kad se grupa popuni, sistem otvara listu čekanja. Ako neko otkaže, prvi sa liste automatski dobija mesto.
Kad kreirate novu grupu, sistem proverava dostupnost predavača i učionice u tom terminu. Ako je bilo koji od njih zauzet, sistem to jasno pokazuje i predlaže alternativu. Nemoguće je zakazati dve grupe u istoj učionici ili istog predavača u dva mesta istovremeno.
Da. Sistem podržava semestre (jesenji, prolećni), module (3-4 mesečni programi), letnje intenzivne (2-4 nedelje intenzivnog rada), i individualne časove kao dodatak. Svaki tip ima svoju cenu, trajanje i pravila upisa.
Da. Svaki polaznik može birati način plaćanja — semester unapred (najčešće sa 10% popusta), mesečno u ratama, ili posebno definisan raspored uplata. Sistem automatski prati svaku ratu i šalje podsetnike roditeljima 3 dana pre dospeća.
Da. Definišete pravila popusta (npr. -15% za drugo dete iz iste porodice, -10% za ranu rezervaciju do 15. avgusta, -10% za drugi jezik istog polaznika). Sistem primenjuje popuste automatski pri upisu, bez ručnog računanja.
Sveska u realnom vremenu prati prihod po grupi, jeziku, predavaču i semestru. Vidite popunjenost svake grupe, procenat obnavljanja u sledećem semestru, i profitabilnost po satu. Odluke o rasporedu i timu se donose po podacima, ne po osećaju.
Da. Mi unosimo sve predavače, grupe, cene, učionice i pravila popusta umesto vas, integrišemo online formulare za prijavu, i pomažemo pri prebacivanju postojećih polaznika iz Excela. Najčešće krećete istog dana, pun prelaz ide postepeno kroz jedan semester.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
