Aplikacija za vođenje psihoterapeutske ordinacije
Sveska pomaže psihoterapeutima i psihološkim savetovalištima da vode klijente, sesije, poverljive beleške i finansije — bez papirnih dosijea, izgubljenih termina i neprijatnih razgovora oko otkazivanja.
- Podešavamo sistem za vašu ordinaciju
- Poverljivi karton u skladu sa Zakonom i GDPR-om
- Uživo i online sesije u istom sistemu
Realnost svake psihoterapeutske ordinacije — prepoznajete li je?
Sveska je nastala kao odgovor na najčešće probleme sa kojima se psihoterapeuti suočavaju svakog dana.
Papirni dosije klijenta — pravni i etički rizik
Beleške sesija u fascikli, dosije u ormaru, ključ u fioci. Ako se dosije izgubi ili neko neovlašćeno pogleda — ozbiljna povreda poverenja klijenta i pravni problem. Etički kodeks psihoterapije zahteva najviši nivo zaštite podataka, a papir to ne može da obezbedi.
Papirni dosije klijenta više nije u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti — a psihoterapija ima najstroži standard.
Zakazivanje sesija preko poruka
Klijent piše na Instagram, Viber ili WhatsApp. Poruke stižu u bilo koje doba — usred sesije, kasno uveče, u vikend. Nemate strukturu, klijent nema jasan proces. Ni zakazivanje ni otkazivanje nemaju sistem koji poštuje granice — ni vaše ni klijentove.
Bez sistema zakazivanja, terapeut provodi 3-5 sati nedeljno na koordinaciju termina umesto na terapijski rad.
Otkazivanja u poslednjem trenutku — bez politike
Klijent otkazuje 2 sata pre sesije. Slot je izgubljen, nema vremena da ga popunite. Pitanje: da li naplaćivati? Politika 24h-otkazivanja postoji u glavi terapeuta, ali kad nema sistem koji je jasno komunicira, svaki razgovor o naplati je neprijatan.
Bez jasne politike otkazivanja, terapeuti gube 10-15% prihoda mesečno zbog "last-minute" otkazivanja.
Online i uživo sesije — dva različita alata
Deo klijenata dolazi uživo, deo se povezuje preko Zoom-a ili Meet-a. Različiti kalendari, različiti linkovi, klijent ponekad pogreši gde treba da bude. Bez sistema koji drži oba modaliteta zajedno, konfuzija je stalna.
Terapeuti sa hybrid modelom gube 5-8% sesija mesečno zbog "otišao sam u kabinet, a bio je online termin".
Beleške sesija — u papirnoj svesci ili Word dokumentu
SOAP beleške sesija, tema koje treba adresirati sledeći put, planirani intervencije — sve u svesci koja se čuva u kabinetu, ili u Word dokumentu na računaru. Nema sigurnosti, nema pretrage, nema strukture. Kad klijent traži izveštaj za osiguranje, sve se rekonstruiše iz beleški koje samo vi razumete.
85% psihoterapeuta vodi beleške bez sistema koji obezbeđuje poverljivost i strukturu.
Ne znate kako vam ide biznis
Koliko klijenata imate aktivnih? Ko od njih dolazi redovno, ko je "u pauzi"? Koje modaliteti su najzastupljeniji (KBT, sistemska, psihoanaliza)? Koji dan u nedelji vam donosi najviše? Bez sistema koji sve to prati, planiranje vremena i budžeta se radi "po osećaju".
Terapeuti bez analitike često prihvataju previše klijenata jedne nedelje, a premalo druge — i sami dolaze do sagorevanja.
Evo kako Sveska rešava baš te probleme
Sve funkcije Sveske dizajnirane su sa psihoterapeutima — sa najvišim standardom poverljivosti i uz razumevanje da tehnologija u kabinetu mora da se povuče u pozadinu.
Poverljivi karton klijenta — zaključan, siguran, pretraživ.
Karton svakog klijenta sa osnovnim podacima, uputnicom (ako postoji), modalitetom terapije, istorijom sesija i vašim ličnim beleškama. Beleške su zaključane — vidi ih samo terapeut koji ih je pisao. Klijent ima pravo na pristup svojim podacima po zakonu, ali beleške ostaju vaša profesionalna svojina.
- Osnovni podaci klijenta sa kontaktom
- Modalitet terapije (KBT, sistemska, psihoanaliza, gestalt)
- Beleške sesija vidljive samo autoru
- U skladu sa Zakonom o zaštiti podataka i GDPR-om
Zakazivanje i otkazivanje — jasna politika, poštovane granice.
Klijent zakazuje sledeću sesiju preko online kalendara, vidi vašu politiku otkazivanja pri svakom zakazivanju. Kad želi da otkaže, sistem prati vreme — ako je unutar 24h, automatski se generiše račun za punu cenu sesije. Politika radi umesto vas — nema neprijatnih razgovora.
- Online kalendar sa vašim slobodnim terminima
- Prihvatanje politike otkazivanja pri zakazivanju
- Automatsko obračunavanje naplate ako se otkaže unutar 24h
- SMS podsetnik 24h pre sesije
Uživo i online sesije — u istom kalendaru, bez zabune.
Za svaku sesiju klijent bira modalitet: uživo u kabinetu ili online. Ako je online, sistem automatski generiše sigurnu vezu i šalje link u podsetniku 30 minuta pre početka. Ako je uživo, klijent zna adresu i uputstva za dolazak. Vi u kalendaru odmah vidite koji tip je koji.
- Uživo ili online se bira pri zakazivanju
- Automatski link za online sesiju u podsetniku
- Klijent može promeniti modalitet do 24h pre
- Vaš kalendar razlikuje tipove sesija bez konfuzije
Finansije i statistika prakse — bez pogađanja.
Sveska prati svaku sesiju i deli prihod po klijentu, modalitetu, danu i mesecu. Vidite koliko klijenata je aktivno, koliko sesija imate nedeljno, koji dan vam je najzauzetiji, i koja je stopa obnavljanja klijenata. Sve to bez pristupa sadržaju beleški — sistem prati brojeve, ne priče.
- Prihod po klijentu i modalitetu
- Broj aktivnih klijenata i sesija nedeljno
- Statistika po danu i satu (planiranje kapaciteta)
- Praćenje otkazivanja i naplaćenih no-show
Radim psihoterapiju 15 godina i najveći problem mi je uvek bio balans između rada sa klijentom i administracije. Papirne beleške, kalendar u telefonu, otkazivanja preko poruka — sve to je oduzimalo vreme koje sam mogla da posvetim klijentima. Sa Sveskom, sve je na jednom mestu — beleške su moje i zaključane, klijenti zakazuju preko sistema, politika otkazivanja radi automatski. Prvi put imam osećaj da mi tehnologija pomaže umesto da mi remeti prostor.
Pre Sveske vs.sa Sveskom
Razlika nije samo u aplikaciji — razlika je u tome da ordinacija radi kao ozbiljna profesionalna praksa sa jasnim granicama i strukturom.
Pre Sveske
- Papirni dosijei sa poverljivim beleškama u ormaru
- Klijenti pišu na Instagram, Viber, WhatsApp za termine
- Otkazivanja u poslednjem trenutku bez sistema naplate
- Online i uživo sesije u različitim alatima
- SOAP beleške u Word dokumentima ili svesci
- Ne znate koliko klijenata je aktivno u sistemu
- Terapeut provodi 5+ sati nedeljno na administraciji
Sa Sveskom
- Digitalni karton sa beleškama zaključanim za autora
- Klijenti zakazuju preko online kalendara
- Politika otkazivanja radi automatski, bez razgovora
- Uživo i online sesije u istom kalendaru
- Strukturirane beleške u sigurnom sistemu
- Statistika aktivnih klijenata u realnom vremenu
- Više vremena za klijente, manje za administraciju
Kako izgleda jedna sedmica u psihoterapeutskoj ordinaciji sa Sveskom
- PONEDELJAK
Ujutru otvarate Svesku na telefonu. Za ovu nedelju — 28 sesija, 3 online, 25 uživo, 2 nova prva pregleda, 22 stalna klijenta. Vidite raspored po danima, znate gde ste sa kapacitetom i planirate mirno.
- UTORAK 14:00
Nova klijentkinja zakazuje prvi pregled preko online link. Sistem joj daje pristup formulari sa osnovnim pitanjima (razlog dolaska, medicinska istorija, modalitet). Kad dođe u kabinet, već imate osnovnu sliku i možete se posvetiti razgovoru, ne dokumentaciji.
- SREDA 17:00
Marija dolazi na 8. sesiju. Otvarate karton — KBT terapija za anksioznost, poslednja sesija bila je o strategijama za panične napade, homework je bila dnevnik triggera. Za 30 sekundi ste u kontekstu, sesija počinje bez konfuzije.
- ČETVRTAK 12:30
Klijent otkazuje sesiju za 15:00. Sistem vidi da je otkazivanje unutar 24h — automatski generiše račun za punu cenu sesije po vašoj politici. Klijent dobija email sa objašnjenjem, vi ne morate ni da razmišljate. Poštovanje granica bez neprijatnosti.
- PETAK 19:00
Kraj radne nedelje. Otvarate finansije — ovog meseca 620.000 dinara iz 96 sesija, KBT modalitet nosi 55%, sistemska terapija 30%, ostatak coaching. Vidite da vam je stopa otkazivanja 4% (odlično), a punjenje kalendara 85%. Znate kako da planirate sledeći kvartal.
- NEDELJA
Pauza. Sveska šalje podsetnike svim klijentima za sutrašnje sesije, i online klijenti dobijaju link za Zoom automatski. Vi nemate obaveze — sistem radi.
Pitanja koja najčešće postavljaju psihoterapeuti i vlasnici ordinacija
Sve što ste se pitali pre nego što ste poslali poruku — odgovori odmah.
Samo vi kao autor. Beleške sesija u kartonu klijenta su zaključane na terapeuta koji ih je pisao — ni vlasnik ordinacije ni drugi terapeuti nemaju pristup bez eksplicitne saglasnosti. Ovaj standard je u skladu sa etičkim kodeksom psihoterapije i Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti.
Da. Sveska čuva kartone klijenata i beleške sesija u skladu sa Zakonom o zaštiti podataka o ličnosti Srbije i GDPR-om. Podaci su enkriptovani, pristup je ograničen na autorizovane korisnike, i svaka pristupna operacija se evidentira. Klijent ima pravo pristupa svojim podacima po zakonu.
Pri svakom zakazivanju klijent bira modalitet — uživo u kabinetu ili online. Za online sesije, sistem automatski generiše sigurnu vezu (Zoom, Google Meet ili sopstveni sistem) i šalje link u podsetniku 30 minuta pre početka. Vaš kalendar jasno prikazuje tip sesije bez zabune.
Vi definišete politiku (npr. otkazivanje unutar 24h se naplaćuje po punoj ceni). Kad klijent zakazuje, prihvata politiku klikom. Ako otkaže unutar 24h, sistem automatski generiše račun. Nema neprijatnih razgovora — sistem radi u ime dogovorenih pravila.
Da. Svaki klijent ima označen modalitet terapije koji koristite. Statistika prakse pokazuje koji modaliteti su najzastupljeniji, koliko klijenata imate u kojoj metodi, i kako se rasporedi kroz nedelju. Korisno za planiranje edukacije i specijalizacije.
Parovi imaju zajednički karton sa oba klijenta i istorijom zajedničkih sesija. Porodična terapija podržava više članova porodice sa individualnim i zajedničkim beleškama. Naplata ide na jednu stranu (koga par dogovori), sistem podržava dinamiku odnosa.
Da. Karton deteta ima uzrast, roditelja/staratelja kao kontakt, i modalitet dečje psihoterapije. Roditelj prima obaveštenja o sesijama, ali sadržaj sesija ostaje između terapeuta i deteta (u skladu sa uzrastom i etičkim standardom).
Karton klijenta može da beleži saradnju sa psihijatrom (ime, ustanova, kontakt) i informacije o farmakoterapiji (bez pristupa medicinskim receptima). Kad klijent ima kombinovanu terapiju, timski rad je transparentan bez kršenja poverljivosti.
Da. Mi unosimo terapeute, modalitete, cene i politiku otkazivanja umesto vas, postavljamo kalendare i integrišemo Zoom/Meet za online sesije. Prebacivanje iz papirnih dosijea ide postepeno, mi pomažemo strukturirano. Najčešće krećete istog dana.
Sveska za druge industrije
Sveska radi za svaki biznis koji zakazuje termine i ima klijente koji se vraćaju.
